POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ – DONNÉES PERSONNELLES (RGPD)
1. Objet de la politique
La présente politique de confidentialité décrit la manière dont la société SEC collecte, utilise, conserve, protège et traite les données personnelles dans le cadre de l’exploitation du site et de la plateforme ALO – Annonce Légale Officielle. Elle s’applique à tous les utilisateurs, qu’il s’agisse de visiteurs, de clients professionnels ou particuliers, de collaborateurs employés par ces clients, ainsi que de clients finaux dont les données sont transmises par les professionnels utilisateurs du service, notamment pour la facturation ou l’envoi de documents.
2. Responsable du traitement et Délégué à la Protection des Données
Le responsable du traitement des données personnelles est la société SEC, immatriculée au RCS de Bordeaux sous le numéro 982 243 669, dont le siège social est situé 9 rue de Condé – B3 – 33000 Bordeaux.
Pour toute question relative aux données personnelles, un délégué à la protection des données peut être contacté à l’adresse pdd@alo-fr.fr ou par courrier postal à l’adresse suivante : SEC – Délégué à la Protection des Données, 9 rue de Condé – B3 – 33000 Bordeaux.
3. Personnes concernées par les traitements
Sont concernées par les présents traitements de données :
- les visiteurs du site ;
- les clients professionnels (experts-comptables, avocats, notaires, huissiers, juristes, sociétés, travailleurs indépendants, mandataires sociaux) ;
- les clients particuliers utilisant directement les services proposés ;
- les collaborateurs des clients (assistants, secrétaires, salariés, associés) agissant pour le compte du client principal ;
- les prospects professionnels contactés dans le cadre de la prospection BtoB ;
- les clients finaux des clients d’ALO lorsque leurs données sont transmises pour la facturation, le paiement ou l’envoi d’un document ;
- les professionnels figurant dans un éventuel annuaire interne proposé par SEC, sous réserve de leur accord ou d’un cadre strictement professionnel conforme à la réglementation.
4. Données collectées
En fonction de la situation, SEC peut collecter les catégories de données suivantes :
4.1 Données d’identification
Nom, prénom, civilité, fonction, raison sociale, forme juridique, qualité professionnelle, numéro SIREN ou SIRET, numéro RCS, informations obligatoires figurant sur les annonces légales ou documents associés.
4.2 Données de contact
Adresse postale, adresses e-mail professionnelle ou personnelle, numéros de téléphone, coordonnées du secrétariat, ainsi que les coordonnées des clients finaux transmises par les professionnels pour l’envoi de factures ou documents.
4.3 Données juridiques liées aux formalités
Éléments relatifs à la société ou au projet : dénomination sociale, objet social, capital, statuts, décisions juridiques, modifications diverses, formulaires légaux nécessaires à la publication.
4.4 Données d’utilisation du service
Identifiants de connexion, mot de passe (chiffré), historique des connexions, historique des commandes, annonces publiées, factures et documents émis, participation à un programme de parrainage.
4.5 Données des clients finaux transmises par les clients professionnels
Nom, prénom, coordonnées, informations de facturation, e-mails destinés à recevoir les liens de paiement, demande de règlement, attestation ou facture. Ces données sont limitées au strict nécessaire.
4.6 Données bancaires et transactionnelles
Données relatives au paiement (identifiants techniques, montants, dates, références). Les numéros de carte bancaire ne sont jamais stockés par SEC, mais uniquement par des prestataires de paiement certifiés. Les coordonnées bancaires (IBAN, BIC) peuvent être collectées dans le cadre d’un programme de parrainage à des fins de reversement.
4.7 Données de navigation
Adresse IP, logs système, pages consultées, date et heure de visite, type de terminal et navigateur, cookies et traceurs soumis au consentement lorsqu’ils ne sont pas indispensables.
4.4 Données issues d’échanges avec le service client
Contenu des échanges par e-mail, téléphone ou formulaire, demandes d’assistance, réclamations, documents transmis.
5. Modalités de collecte
Les données peuvent être collectées directement auprès des utilisateurs lors de la navigation, de la création d’un compte, de la passation d’une commande, de l’envoi d’un formulaire ou d’un e-mail, ou lors d’échanges avec le service client. Elles peuvent également être collectées indirectement lorsque les clients professionnels transmettent à SEC les coordonnées de leurs propres clients afin que SEC puisse leur adresser une facture, un lien de paiement ou une attestation. Certaines données proviennent enfin de sources professionnelles légales telles que les journaux d’annonces légales, le registre du commerce et des sociétés, les bases publiques Insee ou Bodacc.
6. Finalités des traitements
Les données collectées sont traitées pour les finalités suivantes :
exécution des services proposés : rédaction et publication d’annonces légales, émission des attestations, gestion des comptes, commandes, factures, paiements, envoi des documents ;
gestion de la relation client : assistance, SAV, suivi des demandes, échanges, mise à jour des informations ;
envoi des factures ou liens de paiement aux clients finaux lorsque les professionnels choisissent cette option ;
gestion du programme de parrainage, des remises et des reversements éventuels ;
actions de prospection et communication commerciale BtoB auprès des professionnels, dans un cadre strictement professionnel ;
gestion d’un éventuel annuaire interne permettant d’identifier et de contacter d’autres professionnels, dans la limite des informations professionnelles et avec possibilité de retrait ;
amélioration et optimisation du fonctionnement de la plateforme ;
sécurité informatique, prévention de la fraude, détection d’activités suspectes ;
respect des obligations légales, fiscales ou comptables.
Article 5 bis – Données traitées pour le compte des utilisateurs
La Société traite certaines données de destinataires uniquement sur instruction des utilisateurs,
lesquels demeurent seuls responsables de leur licéité.
7. Base légale des traitements
Les traitements reposent sur plusieurs bases légales :
exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles pour la gestion des services, commandes, paiements, documents et relation client ;
respect des obligations légales, notamment en matière de facturation, d’archivage comptable et de publication légale ;
intérêt légitime pour l’amélioration du site, la gestion de la sécurité, la prévention de la fraude, la communication strictement BtoB et la gestion d’un annuaire professionnel ;
consentement pour certains traitements, notamment cookies non essentiels, inscription volontaire à une communication, ou certains usages facultatifs des données.
8. Particularité des données des clients finaux transmises par les clients professionnels
Lorsqu’un client professionnel transmet à SEC les coordonnées de son propre client final pour que SEC adresse directement la facture, le rappel ou l’attestation, SEC agit principalement en qualité de sous-traitant. À ce titre :
les données sont traitées exclusivement pour exécuter l’instruction reçue ;
les données ne sont jamais utilisées pour de la publicité, de la prospection, du démarchage ou des offres commerciales ;
les données ne sont ni revendues, ni louées, ni communiquées à des tiers à des fins commerciales ;
aucune sollicitation directe n’est effectuée auprès de ces clients finaux, sauf si ceux-ci créent un compte volontairement ou donnent leur accord ;
les données peuvent être conservées uniquement pour la durée nécessaire à la facturation et au respect des obligations légales ;
toute donnée transmise par erreur est supprimée dès constat.
Cette neutralité commerciale s’applique strictement et sans exception.
9. Sous-traitance et responsabilité
SEC peut agir comme sous-traitant pour les données transmises par les professionnels. Dans ce cadre :
- SEC ne traite les données que selon les instructions documentées du client professionnel ;
- SEC l’alerte si une instruction enfreint la réglementation ;
- tout sous-traitant ultérieur est soumis à des obligations équivalentes de confidentialité et de sécurité ;
- SEC apporte son assistance pour permettre au client de respecter ses propres obligations, notamment en cas d’exercice des droits ou d’audit ;
- la responsabilité de SEC est limitée aux traitements effectués conformément à ses obligations légales et contractuelles.
10. Conflits d’intérêts et confidentialité renforcée
SEC garantit que les informations juridiques, comptables, commerciales ou stratégiques qui lui sont transmises sont traitées de manière strictement confidentielle. Aucune donnée relative à une opération juridique (cession, fusion, modification statutaire, opération notariale) n’est partagée avec d’autres clients ou tiers. Les équipes ont un accès limité aux seules données nécessaires à l’exécution de leurs tâches. Les données sensibles sont protégées par un cloisonnement strict.
11. Gestion des habilitations internes
L’accès aux données personnelles est strictement restreint. Les habilitations sont définies en fonction des missions de chaque collaborateur, revues régulièrement, et révoquées en cas d’inutilité. Toute consultation anormale ou non autorisée est enregistrée et peut conduire à des mesures disciplinaires ou à un signalement.
12. Minimisation et anonymisation
SEC applique le principe de minimisation : seules les données strictement nécessaires au traitement sont collectées. Lorsque cela est possible, certaines données peuvent être anonymisées ou pseudonymisées, particulièrement après règlement des factures et expiration des délais légaux de conservation.
13. Destinataires des données
Les données personnelles peuvent être communiquées uniquement aux destinataires suivants :
les services internes de SEC ;
les journaux d’annonces légales, dans la mesure où cela est nécessaire à la publication ;
les prestataires techniques (hébergement, maintenance, e-mailing, authentification, sécurité) ;
les prestataires de paiement ;
les prestataires impliqués dans le programme de parrainage ;
les autorités administratives ou judiciaires en cas d’obligation légale.
Aucun autre destinataire n’a accès aux données sans base légale ou sans autorisation expresse.
14. Transferts hors Union européenne
Les données sont en principe hébergées et traitées dans l’Union européenne. Si un transfert hors UE devait intervenir via un prestataire, celui-ci serait encadré par des garanties appropriées, telles que les clauses contractuelles types et des mesures de sécurité supplémentaires.
15. Durée de conservation
Les données sont conservées :
- pendant toute la durée d’utilisation du service ;
- cinq ans après la fin de la relation pour la gestion précontentieuse ou contentieuse ;
- dix ans pour les données figurant sur les factures, conformément aux obligations comptables ;
- trois ans pour les données utilisées à des fins de prospection BtoB ;
- six mois pour certains logs techniques ;
- la durée nécessaire pour les données des clients finaux transmises par les clients professionnels, puis suppression ou anonymisation lorsque possible.
16. Cookies et traceurs
Le site utilise des cookies techniques indispensables à son fonctionnement, ainsi que des cookies de mesure d’audience ou publicitaires soumis au consentement. L’utilisateur peut gérer ses préférences à tout moment via le bandeau prévu à cet effet ou via les paramètres de son navigateur.
17. Droits des personnes concernées
Toute personne concernée dispose des droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition, de portabilité et du droit de retirer son consentement. Elle peut également définir des directives relatives au sort de ses données après son décès.
Pour exercer ces droits, une demande peut être adressée au DPO de SEC à l’adresse pdd@alo-fr.fr. En cas de doute sur l’identité, un justificatif peut être demandé. Les personnes concernées peuvent également saisir la CNIL.
Lorsque SEC agit comme sous-traitant, elle invite la personne concernée à contacter directement le responsable du traitement à l’origine de la transmission des données.
18. Violations de données
En cas de violation susceptible d’engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes, SEC notifiera l’incident à la CNIL dans un délai de 72 heures et informera le client professionnel concerné. Lorsque le risque est élevé, les personnes affectées seront informées dans les meilleurs délais.
19. Absence de données sensibles
SEC ne collecte pas volontairement de données sensibles au sens du RGPD. Toute donnée sensible transmise par erreur sera supprimée dès constat.
20. Audit et coopération
SEC s’engage à coopérer avec ses clients professionnels dans le cadre des obligations légales en matière de données personnelles, y compris lors d’un contrôle, d’un audit ou d’une demande d’information raisonnable et justifiée, sous réserve de confidentialité.
21. Évolution de la politique
La présente politique peut être modifiée à tout moment. La version en vigueur est celle publiée sur le site. Toute modification substantielle pourra faire l’objet d’une information spécifique aux utilisateurs.
Pour toute question concernant cette politique ou l’exercice de vos droits, vous pouvez contacter le délégué à la protection des données aux coordonnées indiquées plus haut.
